Los desafíos del Director de Proyectos con un equipo de teletrabajo

En el mundo globalizado en que vivimos hoy en día se dan muchas formas de trabajo entre ellas el tele-trabajo, entendida esta como la capacidad de trabajar a distancia para desarrollar un proyecto o tarea determinada, ya sea desde una oficina lejana, el hogar u otro localía la cual no es precisamente el lugar de trabajo físico donde se está desarrollando el proyecto. Un ejemplo de teletrabajo lo podemos ver con los freelance, o desarrolladores de sistemas informáticos sean páginas web, o diseño y desarrollo de software, quienes trabajan en sus computadoras desde cualquier parte del mundo y desarrollan sus aplicaciones para luego unirlas con las desarrollados por otros freelance y/o analistas de sistemas.

Con base en estas formas de trabajar, el Project Manager no está exento de tener a su cargo un grupo considerable de personal que esté trabajando a distancia, a esta cantidad de personas que no estarán en el lugar donde se desarrollará el proyecto los llamamos grupos de trabajo virtuales, entendiendo grupo de trabajo como “el grupo conformado por dos o más miembros en una organización que interactúan y trabajan juntos para realizar una tarea o proyecto en particular (Gibson y otros, 2000, p.5), a esta definición es importante agregar que estos equipos de trabajo se manejan a distancia por diversas formas: videoconferencia, webchats y espacios virtuales de comunicación, compartiendo un fin en conjunto.

Es importante mencionar que las personas que trabajan en equipos virtuales por lo general están físicamente dispersos o viven en lugares muy alejados o en países diferentes, por lo general provienen de países o hablan lenguas diferentes, inclusive culturalmente diferentes, algunas veces estos miembros de los equipos virtuales trabajan como consultores para una actividad determinada del proyecto o inclusive pueden provenir de organizaciones diferentes a la que se esta ejecutando el proyecto.

Algunos de las ventajas del trabajo en equipos virtuales que se pueden mencionar son:

ü  La gestión del trabajo es más flexible.

ü  Se puede contar con un buen recurso humano especializado que puede o no estar en nuestro país.

ü  Por lo general se incurre en un ahorro de costos para el proyecto.

Para el caso de proyectos y la dirección de proyectos con equipos virtuales es importante que el PM, establezca todos los controles para el seguimiento de ese recurso humano al cual no esta viendo físicamente. Considero que algunos de los desafíos pueden ser culturales ya que pueden trabajar personas de diferentes latitudes y con formas de trabajar diferentes, otro aspecto importante a tomar en cuenta son las condiciones horarias ya que dependiendo del continente o país los horarios varían mucho. Al no ser personal que se está viendo continuamente creo que una aspecto importante es estar pidiendo informe de avances y resultados en tiempo menores a los que se establece para los equipos presenciales, ya que es importante mantener la calidad y claridad para trabajar con equipos virtuales.

Otro aspecto importante que se debe tomar en cuenta es que si bien los equipos virtuales no se “ven” no se debe de perder de vista las mimas prácticas que con equipos “reales”, por ejemplo llenar formularios, presentar informes, la forma de dirigirse hacia el equipo, la forma de resolver problemas y la comunicación entre personas, todo esto y otros aspectos son esenciales en la manera de dirigir a los equipos virtuales, se pueden presentar los retos y dificultades ha como se presenta con los equipos reales.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

ü  Los equipos virtuales son una forma novedosa de trabajar que permite ahorrar tiempo, costos y desarrollar el proyecto con mano de obra calificada que se encuentre en otras latitudes.

ü  Algunas de las principales limitaciones que puede enfrentar un PM a la hora de dirigir equipos virtuales son: culturales, de horario, idioma, evaluación de resultados y seguimiento y control.

ü  Es importante que el PM resalte la importancia del objetivo común y realice los mismos procedimientos que utiliza para equipos presenciales: formularios de control, informes de avances, reuniones virtuales y resolución de conflictos, entre otros.

GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

LA GUÍA DEL PMBOK EN LA GESTIÓN DE RECUSOS HUMANOS Y SU COMPARACIÓN CON EL AUTOR PABLO LLEDO

El presente documento pretende dar a conocer algunos similitudes y diferencias entre los que publica el autor Pablo Lledó sobre el tema de los recursos humanos y lo que presenta la Guía del PMBOK en el capítulo 9 de Gestión del Recurso Humano, si bien ambos capítulos abordan los mismos contenidos base como los son los cuatro procesos para la gestión del recurso humano: desarrollar el plan del recurso humano, adquirir el equipo del proyecto, desarrollar el equipo del proyecto y gestionar el equipo del proyecto ambos enfoques presentan variaciones importantes que permiten su complementariedad.

El PMBOK, nos indica como es costumbre las entradas, herramientas y técnicas de cada proceso haciendo énfasis en aquellos detalles que no hay que dejar por fuera a la hora de administrar los recursos humanos tales como: los factores ambientales de la empresa, los activos de procesos, los requisitos de recursos de actividades, por mencionar algunos que aparecen en la mayoría de procesos. De la misma forma el PMBOK, indica la forma de desarrollar cada uno de los procesos por ejemplo nos indica desarrollar descripciones de puestos, diagramas jerárquicos, diagramas matriciales, creación de relaciones de trabajo, teorías de la organización y todas aquellas herramientas útiles para desarrollar adecuadamente la gestión del recurso humano.

Un aspecto importante de PMBOK, es que gráfica a manera de diagrama los diferentes procesos lo que permite una idea clara de cómo se lleva a cabo cada proceso paso por paso, si bien no es una receta y se conoce que los procesos son continuos e integrados, es una forma fácil de visualizar la información para un mayor aprendizaje, porque detalla las entradas y salidas para cada proyecto. Si bien el PMBOK, indica la forma de hacer los procesos y los explica de una forma acertada como se tienen que lleva a cabo, el autor Pablo Lledó, nos presenta una forma más didáctica de desarrollar el aprendizaje de la gestión del Recurso Humano.

El autor Lledó se enfatiza por ejemplo en desarrollar preguntas generadoras que le permiten a la persona que lee ver en qué aspectos tiene que poner énfasis a la hora de desarrollar la gestión del recurso humano, por ejemplo “Cómo y cuando se incorporara cada persona?”, “Qué herramientas puedo utilizar” así como estás preguntas el autor presenta los ejemplos de las matrices, diagramas, y una serie de ejercicios que le permiten en este caso al estudiante de administración de proyectos analizar cada uno de los aspectos revisados en la unidad, estás preguntas no son meramente teóricas sino de aplicación práctica lo que permite pensar realmente en cómo se desarrollaría un proyecto.

Otro aspecto importante es que el autor va más allá del proceso y habla por ejemplo en caso de desarrollar el equipo del proyecto de temas como la motivación y liderazgo, pero enfocándose en las teorías, aspectos que no abarca el PMBOK.

Finalmente es importante mencionar que ambos autores presentan la temática de una forma completa desde sus objetivos, el PMBOK como una norma dice claramente lo que se debe hacer  y le indica los procesos, Lledó por su parte ejemplifica y permite crear ese razonamiento que no se permite cuando se lee el PMBOK, se ejemplifican bien los procesos y cada una de las herramientas y técnicas a utilizar, así como la ampliación de ciertos conceptos.