Los desafíos del Director de Proyectos con un equipo de teletrabajo

En el mundo globalizado en que vivimos hoy en día se dan muchas formas de trabajo entre ellas el tele-trabajo, entendida esta como la capacidad de trabajar a distancia para desarrollar un proyecto o tarea determinada, ya sea desde una oficina lejana, el hogar u otro localía la cual no es precisamente el lugar de trabajo físico donde se está desarrollando el proyecto. Un ejemplo de teletrabajo lo podemos ver con los freelance, o desarrolladores de sistemas informáticos sean páginas web, o diseño y desarrollo de software, quienes trabajan en sus computadoras desde cualquier parte del mundo y desarrollan sus aplicaciones para luego unirlas con las desarrollados por otros freelance y/o analistas de sistemas.

Con base en estas formas de trabajar, el Project Manager no está exento de tener a su cargo un grupo considerable de personal que esté trabajando a distancia, a esta cantidad de personas que no estarán en el lugar donde se desarrollará el proyecto los llamamos grupos de trabajo virtuales, entendiendo grupo de trabajo como “el grupo conformado por dos o más miembros en una organización que interactúan y trabajan juntos para realizar una tarea o proyecto en particular (Gibson y otros, 2000, p.5), a esta definición es importante agregar que estos equipos de trabajo se manejan a distancia por diversas formas: videoconferencia, webchats y espacios virtuales de comunicación, compartiendo un fin en conjunto.

Es importante mencionar que las personas que trabajan en equipos virtuales por lo general están físicamente dispersos o viven en lugares muy alejados o en países diferentes, por lo general provienen de países o hablan lenguas diferentes, inclusive culturalmente diferentes, algunas veces estos miembros de los equipos virtuales trabajan como consultores para una actividad determinada del proyecto o inclusive pueden provenir de organizaciones diferentes a la que se esta ejecutando el proyecto.

Algunos de las ventajas del trabajo en equipos virtuales que se pueden mencionar son:

ü  La gestión del trabajo es más flexible.

ü  Se puede contar con un buen recurso humano especializado que puede o no estar en nuestro país.

ü  Por lo general se incurre en un ahorro de costos para el proyecto.

Para el caso de proyectos y la dirección de proyectos con equipos virtuales es importante que el PM, establezca todos los controles para el seguimiento de ese recurso humano al cual no esta viendo físicamente. Considero que algunos de los desafíos pueden ser culturales ya que pueden trabajar personas de diferentes latitudes y con formas de trabajar diferentes, otro aspecto importante a tomar en cuenta son las condiciones horarias ya que dependiendo del continente o país los horarios varían mucho. Al no ser personal que se está viendo continuamente creo que una aspecto importante es estar pidiendo informe de avances y resultados en tiempo menores a los que se establece para los equipos presenciales, ya que es importante mantener la calidad y claridad para trabajar con equipos virtuales.

Otro aspecto importante que se debe tomar en cuenta es que si bien los equipos virtuales no se “ven” no se debe de perder de vista las mimas prácticas que con equipos “reales”, por ejemplo llenar formularios, presentar informes, la forma de dirigirse hacia el equipo, la forma de resolver problemas y la comunicación entre personas, todo esto y otros aspectos son esenciales en la manera de dirigir a los equipos virtuales, se pueden presentar los retos y dificultades ha como se presenta con los equipos reales.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

ü  Los equipos virtuales son una forma novedosa de trabajar que permite ahorrar tiempo, costos y desarrollar el proyecto con mano de obra calificada que se encuentre en otras latitudes.

ü  Algunas de las principales limitaciones que puede enfrentar un PM a la hora de dirigir equipos virtuales son: culturales, de horario, idioma, evaluación de resultados y seguimiento y control.

ü  Es importante que el PM resalte la importancia del objetivo común y realice los mismos procedimientos que utiliza para equipos presenciales: formularios de control, informes de avances, reuniones virtuales y resolución de conflictos, entre otros.

GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

LA GUÍA DEL PMBOK EN LA GESTIÓN DE RECUSOS HUMANOS Y SU COMPARACIÓN CON EL AUTOR PABLO LLEDO

El presente documento pretende dar a conocer algunos similitudes y diferencias entre los que publica el autor Pablo Lledó sobre el tema de los recursos humanos y lo que presenta la Guía del PMBOK en el capítulo 9 de Gestión del Recurso Humano, si bien ambos capítulos abordan los mismos contenidos base como los son los cuatro procesos para la gestión del recurso humano: desarrollar el plan del recurso humano, adquirir el equipo del proyecto, desarrollar el equipo del proyecto y gestionar el equipo del proyecto ambos enfoques presentan variaciones importantes que permiten su complementariedad.

El PMBOK, nos indica como es costumbre las entradas, herramientas y técnicas de cada proceso haciendo énfasis en aquellos detalles que no hay que dejar por fuera a la hora de administrar los recursos humanos tales como: los factores ambientales de la empresa, los activos de procesos, los requisitos de recursos de actividades, por mencionar algunos que aparecen en la mayoría de procesos. De la misma forma el PMBOK, indica la forma de desarrollar cada uno de los procesos por ejemplo nos indica desarrollar descripciones de puestos, diagramas jerárquicos, diagramas matriciales, creación de relaciones de trabajo, teorías de la organización y todas aquellas herramientas útiles para desarrollar adecuadamente la gestión del recurso humano.

Un aspecto importante de PMBOK, es que gráfica a manera de diagrama los diferentes procesos lo que permite una idea clara de cómo se lleva a cabo cada proceso paso por paso, si bien no es una receta y se conoce que los procesos son continuos e integrados, es una forma fácil de visualizar la información para un mayor aprendizaje, porque detalla las entradas y salidas para cada proyecto. Si bien el PMBOK, indica la forma de hacer los procesos y los explica de una forma acertada como se tienen que lleva a cabo, el autor Pablo Lledó, nos presenta una forma más didáctica de desarrollar el aprendizaje de la gestión del Recurso Humano.

El autor Lledó se enfatiza por ejemplo en desarrollar preguntas generadoras que le permiten a la persona que lee ver en qué aspectos tiene que poner énfasis a la hora de desarrollar la gestión del recurso humano, por ejemplo “Cómo y cuando se incorporara cada persona?”, “Qué herramientas puedo utilizar” así como estás preguntas el autor presenta los ejemplos de las matrices, diagramas, y una serie de ejercicios que le permiten en este caso al estudiante de administración de proyectos analizar cada uno de los aspectos revisados en la unidad, estás preguntas no son meramente teóricas sino de aplicación práctica lo que permite pensar realmente en cómo se desarrollaría un proyecto.

Otro aspecto importante es que el autor va más allá del proceso y habla por ejemplo en caso de desarrollar el equipo del proyecto de temas como la motivación y liderazgo, pero enfocándose en las teorías, aspectos que no abarca el PMBOK.

Finalmente es importante mencionar que ambos autores presentan la temática de una forma completa desde sus objetivos, el PMBOK como una norma dice claramente lo que se debe hacer  y le indica los procesos, Lledó por su parte ejemplifica y permite crear ese razonamiento que no se permite cuando se lee el PMBOK, se ejemplifican bien los procesos y cada una de las herramientas y técnicas a utilizar, así como la ampliación de ciertos conceptos.

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La Administración de Proyectos- Temas Conceptuales

Ensayo de la MAP: la Bibliotecología y la Administración de Proyectos

Con la incorporación a esta Maestría realmente me ha dejado lecciones importantes no solo a nivel profesional sino también a nivel personal. En cuanto a mi formación profesional ingrese como una forma de capacitación y al igual que mucho quería ingresar desde hace tiempo y no había tenido la oportunidad de hacerlo por razones varias, en mi trabajo me dedico básicamente a dos cosas en primer lugar a tratar de enseñar y digo tratar porque eso es lo que hacemos tratar de que el alumno aprenda lo poco o mucho que uno sabe, ya que enseñar no es una receta siempre hay aspectos no contemplados por más que llegues preparado con tu clase.

Para el caso de mi formación hay muy pocos bibliotecólogos con una Maestría como esta de hecho no conozco ninguno como en toda formación hay master en administración, en computación y en la misma especialidad, pero ninguno en proyectos, con esto además de formarme y capacitarme tal vez se abra un nuevo camino ya que en nuestra área hay muchas formas de hacer proyectos contrario a lo que puedan pensar algunos, puedo mencionar: proyectos de digitalización, auditorias de información, proyectos de gestión de información, creación de bibliotecas o centros de documentación, creación de bases de datos, entre otros, realmente el campo es muy amplio y se puede complementar con carreras como: comunicación, informática, educación, y ahora proyectos. De ahí la idea de entrar a esta maestría para tener una idea real de cómo hacer proyectos, si bien mi experiencia no es nula ya que desde muy joven mi primer proyecto fue montar una biblioteca para un empresa privada tuve la suerte de saber la parte técnica por mi formación pero ese primer ensayo en el cual me fue bien en cuanto a la satisfacción del cliente, tuve muchos contratiempos, costos, personas que me ayudaran, ahora que me acuerdo me causa risa, pero realmente tuve mucha suerte en terminar todo bien.

Posterior a mi primera experiencia las demás mejoraron y con el tiempo uno incluye todas la demás variables tiempo, costo, recurso humano, alcance y demás, pero como muchos mencionaron en sus ensayos también y me les uno, no hay que ser empíricos tenemos que conocer como realmente se hacen las cosas, así como ya he recibido muchos cursos de cómo se enseña, estrategias didácticas, la formación pedagógica y demás, ahora ingreso a este nuevo proyectos para seguir haciendo proyectos de calidad y poder dar mi aporte para que en un futuro también se agregue como una materia de la malla curricular de la Bibliotecología y Ciencias de la Información en la UCR.

Por ser una carrera social y de educación de la que provengo, tengo que mejorar la parte de contabilidad y finanzas en esta área tengo muy pocas bases, anterior a este curso había llevado una especialidad en Gerencia de Proyectos del ITCR, ahí me di una idea de todo lo que implica y si bien aprendí bastante y mucho me ha ayudado para este curso y para los proyectos que he realizado, fue una experiencia muy rápida ya que no se le sacaba el mejor provecho en cuanto aprendizaje era como lea y haga, si bien aquí pensamos que tenemos mucha materia y cosas que hacer son las que facilitan nuestro aprendizaje, este curso me ha dejado ya muchas cosas en donde no se deben cometer errores las temáticas que más resalto y quiero profundizar serían: las lecciones aprendidas, los stakeholders, las habilidades de un gerente y finalmente aunque no visto en clase pero como gran tarea por la profesora la resolución de conflictos esto es muy importante porque muchas veces estamos en medio de y lo ideal es participar para solucionarlo, considero muy importantes todas estás temáticas aprendidas muy bien y revisadas muchas veces en clase.

Algo importante y que he tratado de sacarle el mejor provecho es la diversidad de compañeros de diferentes áreas, eso es realmente una fortaleza aprender como hacen las cosas en ingeniería, el punto de vista del informático, la auditora, o el del administrador todos tenemos un punto de vista diferente y de eso se trata de compartir nuestro conocimiento y reforzar los propios, ya que una de las principales habilidades que debemos tener es saber que trabajamos con una diversidad de personas y todos somos diferentes, hay muchas formas de llegar al mismo objetivo la idea es usar el mejor camino y el que demande el mejor y menos uso de nuestros recursos.

Finalmente les comparto esta publicación realizada con algunos colegas, para que se den una idea de que trata mi profesión, un poco larga pero tal vez le dan una ojeada!

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